Quais as determinações legais para a implementação do Relógio Eletrônico de Ponto na sua empresa?

O controle da jornada de trabalho não é um assunto novo e todas as empresas com mais de 20 funcionários devem, obrigatoriamente, possuir algum tipo.

A questão é que existem algumas maneiras de controlar as horas trabalhadas dos funcionários: manual, mecânico e eletrônico.

Os relógios de ponto manual e mecânico são ferramentas mais antigas e dependem de muito mão de obra para funcionar. Seu controle também é desorganizado e muito suscetível a fraudes e erros.

Como uma solução para facilitar, surgiram os Registros Eletrônicos de Ponto (REP).

Continue no artigo para entender o que são os REPs e quais as obrigações para implementá-lo.

O que é Registrador Eletrônico de Ponto?

O REP possibilita uma maneira prática e segura para o controle da jornada de trabalho dos funcionários. Por meio de verificação via cartão/ crachá ou biometria, é possível a demarcação dos dados de entrada e saída de todos os colaboradores.

Sem dúvida, a implementação do REP nas empresas trouxe mais agilidade nos processos de RH, segurança para os funcionários e para a própria empresa também.

É, contudo, importante saber quais as obrigatoriedades para a implementação dessa ferramenta na sua empresa. E para isso é necessário entender um pouco sobre as leis que determinam o controle de ponto.

O que diz a Lei para a implementação de Relógio Eletrônico de Ponto?

Em 2009 o, até então, Ministério do Trabalho criou a lei que estabelece algumas regras para a implementação do REP, por meio da portaria 1510.

As principais determinações da portaria 1510 são:

• A obrigatoriedade de uso de um Sistema Eletrônico de Ponto (SREP), o qual possibilita e facilita a emissão de documentos fiscais e a realização de controles e gestão de tais informações;
• Memória de todos os registros;
• Porta para captação de informações fiscais — para auditoria fiscal;
• Emissão de comprovante de registro;
• Relógio interno;
• Bateria que permita seu funcionamento em caso de queda de energia.

A portaria 1510 sofreu uma atualização em 2011, por meio da portaria 373, que permite a utilização de registros de ponto alternativos pelas empresas, como em computadores e aplicativos, desde que acordado em convenção coletiva da categoria.

Os principais pontos da portaria 373 são:
Possibilidade do registro de ponto ser feito por meio de um computador ou aplicativos para tablets e smartphones;
Não obrigatoriedade de emissão de comprovante em papel;
Dispensa a porta para captação de informações fiscais, desde que o armazenamento ainda continue existindo em um software de gestão.

Além dessas determinações, as duas portarias não permitem:
Marcação ponto em casos de atrasos ou outros;
Marcação automática de ponto;
Marcação de hora extra não autorizada previamente;
Alteração ou eliminação de dados.

Por que o REP é a melhor opção?

O Registrador Eletrônico de Ponto é a melhor opção para a sua empresa pois traz 3 principais vantagens:

1. Agilidade e segurança para as rotinas do RH: o REP possibilita ao RH mais controle sobre a jornada de trabalho dos funcionários. Todas as informações sobre atrasos, faltas e horas extras estarão registradas e podem ser consultadas e analisadas de forma bem mais prática do que no registro de ponto manual. Além disso, por conta do registro eletrônico, as informações são muito mais confiáveis e auxiliam no processo de fechamento de folha de pagamento, sem que haja dificuldade ou inconsistência;
3. Evitar fraudes: o registro manual de ponto é extremamente suscetível a fraudes, pois seu controle é difícil de ser feito e os funcionários podem burlar as informações de suas jornadas de trabalho. Com o REP, esse tipo de fraude é evitada, porque o registro do funcionário é feito eletronicamente, sem interferências manuais. Isso traz mais segurança e assertividade para os processos da empresa;
4. Evitar processos trabalhistas: nos processos de demissão, existe a possibilidade dos funcionários questionarem a contabilização de horas registradas pela empresa, alegando que receberam menos horas do que trabalharam. Com registros manuais, a verificação dessas horas e a utilização delas judicialmente se torna muito difícil, confusa e com pouca credibilidade. A partir do momento que os dados contabilizados estão dentro de um registro eletrônico gerido por um software especializado, o controle das horas é extremamente confiável e de fácil acesso e gestão. Dessa forma, o REP diminui consideravelmente os riscos trabalhistas, tornando-se assim uma excelente opção para o controle da jornada de trabalho.